Gerenciamento das Partes Interessadas: Cinco maneiras de melhorar a comunicação entre coordenadorias e gerências

Obra: Casa do Pão localizada no subsolo da Básilica de Nossa Senhora de Aparecida

Até pouco tempo, para a pergunta "O que motiva você a trabalhar?" haviam poucas respostas.

Porém, hoje em dia, além de Dinheiro, aparecem com frequência, respostas como:  Significado, Possibilidade de Criação, Desafio, Orgulho, Estabilidade, Dignidade etc.

O que esses Motivos teriam em comum? 

Para que eles estejam presentes na empresa, todos dependem do papel estratégico do líder.

O líder não pode ser apenas um delegador de tarefas, ele precisa motivar, inspirar e engajar sua equipe.

Nesse sentido, a liderança situacional desempenhada, sobretudo, por coordenadorias, é essencial para o sucesso das empresas. 

É com o auxílio dos coordenadores que as ações e a comunicação interna da empresa poderão acontecer. 

Portanto, para que os coordenadores possam desenvolver bem essas tarefas, eles também devem ser motivados e incentivados a terem sempre um canal aberto para se comunicarem com seus gestores.

A importância da comunicação entre coordenadorias e gerências:

Os gerentes devem manter os coordenadores informados sobre a missão, visão, princípios valores da empresa, seus objetivos, metas, novas estratégias e ações externas (voltadas ao cliente final) e internas (voltadas aos colaboradores).

É, de certa maneira, um efeito cascata: se o coordenador desconhecer essas informações, não poderá repassá-las à equipe ou orientá-las para que se cumpra os objetivos da empresa, o que poderá levar a organização para obter resultados desastrosos.

Cinco maneiras de melhorar a comunicação entre coordenadorias e gerências:

1) Desenvolva a habilidade de ouvir: em texto bastante conhecido, Rubem Alves diz que todos querem aprender a falar, mas que ninguém quer aprender a ouvir. 

Às vezes as pessoas até ouvem, mas sem prestar a devida atenção ou reflexão sobre o que está sendo dito. 

A escutatória, nesse contexto, seria o escutar atento e reflexivo sobre o que o outro está falando (por meio das palavras e, também, da linguagem não verbal). 

O gerente deve ouvir com atenção e respeito seus coordenadores, eles têm contato mais direto com as equipes e certamente terão informações bastante relevantes que, talvez, de outra forma, não chegariam ao conhecimento dos gerentes.

2) Facilite o diálogo: a empresa deve difundir uma política de facilitação do diálogo entre gerentes e coordenadores, de modo que estes sintam-se à vontade para interagir, perguntar, dividir e confiar nas lideranças. 

Não é suficiente apenas repassar informações, é preciso abrir espaço para que os coordenadores tirem suas dúvidas e contribuam com sugestões. Com isso, certamente, surgirão novas ideias e possibilidades de inovação para a empresa.

3) Seja transparente: uma comunicação transparente é essencial para o sucesso da relação entre coordenadorias e gerências. 

Um diálogo permeado pela postura profissional e pela transparência podem gerar ótimos resultados.

4) Dê feedback: todo o funcionário, independente do seu cargo, tem o desejo e a necessidade de receberem feedback, de saberem como estão sendo avaliados, quais são os seus pontos fortes e o que eles devem melhorar. 

Com os coordenadores, não é diferente; eles precisam de feedbacks constantes. 

No entanto, não faça com que esse momento seja apenas uma enumeração de qualidades e defeitos, dê exemplos, faça elogios e apresente sugestões de melhoria. 

As coordenadorias também devem ser ouvidas e solicitadas para que forneçam o seu feedback sobre o desempenho da gerência.

5) Priorize a comunicação "cara à cara": os meios eletrônicos facilitam muito, porém, para desenvolver bons relacionamentos e uma comunicação mais efetiva, a conversa presencial ainda é a mais efetiva.

Em resumo, a adoção de uma boa Política de Comunicação Interna é essencial para o sucesso da empresa pois promove motivação e satisfação aos colaboradores. 

No entanto, para que isso ocorra, é vital que a comunicação entre coordenadorias e gerências tenha qualidade e ocorra sem ruídos.

Veja também:

Nesta carta do Arquiteto João Batista Vilanova Artigas ao seu Cliente, ele ilustra de maneira clara e genial, a importância da contratação de um arquiteto para a realização de um Projeto para a sua Obra. 

Se este Canal foi Útil à Você, colabore para que estas informações cheguem a outros Colegas de Profissão que poderão estar precisando de uma Ajuda também. 

Participe desta Corrente, Siga-nos e divulguem para os seus Colegas através do Google + e também, convide-os para seguir a Página do SOS do Engenheiro Civil no Facebook através do Link https://www.facebook.com/sosdoengenheirocivil 

Saudações & Sucesso Sempre,

Blog patrocinado pela PLANORDICON Engenharia, Gerenciamento e Qualidade

http://www.planordicon.com.br

SGQ: Norma ISO 31000 - Gestão de Riscos

As novas normas ISO de sistemas de gestão (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, etc.) incorporaram requisitos mandatórios, exigindo que riscos associados a cada disciplina específica (Qualidade, Meio Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho, etc.) sejam devidamente identificados e tratados. Apesar de não ser uma norma destinada para fins de certificação, a ISO 31000 - Gestão de riscos - Princípios e diretrizes é a atual referência mundial, naturalmente recomendada, para auxiliar as organizações a atenderem a esses novos requisitos.

Além disso, com as diretrizes da ISO 31000 incorporadas aos sistemas de gestão da organização, ela obterá potencialmente os seguintes benefícios adicionais:

1. Otimização do investimento já realizado para implantar a ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 ou qualquer outra norma, agregando significativo valor aos sistemas de gestão existentes;

2. Criação de uma base confiável para a tomada de decisões estratégicas e operacionais;

3. Criação de uma sistemática eficaz para o gerenciamento de ameaças e oportunidades para o negócio como um todo;

4. Maior proteção de acionistas, diretores e gerentes;

5. Melhoria das relações com as partes interessadas, especialmente com especialmente com clientes, fornecedores, trabalhadores e a comunidade;

6. Aumento da resiliência da organização;

Melhoria da reputação e imagem da organização.

Veja também:

Missão do Blog SOS do Engenheiro Civil

Se este Canal foi Útil à Você, colabore para que estas informações cheguem a outros Colegas de Profissão que poderão estar precisando de uma Ajuda também. 

Participe desta Corrente, Siga-nos e divulguem para os seus Colegas através do Google + e também, convide-os para seguir a Página do SOS do Engenheiro Civil no Facebook através do Link https://www.facebook.com/sosdoengenheirocivil 

Saudações & Sucesso Sempre,

Blog patrocinado pela PLANORDICON Engenharia, Gerenciamento e Qualidade

http://www.planordicon.com.br

Para vencer uma Crise, Crie$: 20 Atitudes para a Redução de Custos

Prezado Colega, As dificuldades atuais são conhecidas de todos nós.

É obvio que nesta situação não podemos arcar com as mesmas despesas de sempre, nem deixar as coisas como estão. Precisamos mudar a empresa para um tamanho que corresponda às condições atuais, simples assim?

Então a dúvida surge: como fazer isso?

Em alguns dias, com um grupo de pessoas da própria empresa usando seu conhecimento dos processos e as técnicas de análise de valor, é possível mudar a organização e gerar dezenas de ideias que tornam tudo mais simples, mais rápido e mais barato. Vamos destacar abaixo 20 sugestões destas técnicas:

REDUÇÃO DE CONTEÚDO

O conteúdo das atividades e dos serviços geralmente sofre de falta de controle na empresa. É muito comum os clientes externos e internos pedirem e obterem mais, aumentando atividades e seus custos.

REDUÇÃO DE QUANTIDADE

Muita economia pode ser produzida reduzindo quantidade (o dinheiro não é recurso ilimitado).  Atividades e serviços não têm sua quantidade revista com frequência e seu volume aumenta os custos.

REDUÇÃO DE FREQUÊNCIA

Serviços e atividades podem ter a frequência diminuída, sem reduzir o “valor” entregue. Muitas vezes a frequência só existe por tradição que ninguém questionou.   

REVISÃO DE ESPECIFICAÇÕES DESNECESSÁRIAS

As empresas tendem a pagar muito caro por especificações em nível acima do necessário. Serviços e atividades podem contem especificações desnecessárias ou exageradas e que já não faz sentido manter.

ELIMINAÇÃO

Eliminar serviços total ou parcialmente é a mais forte alternativa e produz redução de custos imediata. O que não é mais necessário deve ser eliminado, assim como o que não tem valor de uso e é mantido apenas por prestígio.

SUBSTITUIÇÃO

O modo como os serviços são feitos pode ser substituído por outro mais barato. Geralmente isso não causa prejuízo para o cliente final. Existem recursos mais baratos que diminuem os custos da empresa.

ADIAMENTO

Serviços que devem ser mantidos geralmente podem ser adiados por um semestre ou mais. O adiamento não causa prejuízo e reduz os custos.

COMBINAÇÃO DE ATIVIDADES

É possível integrar tarefas de 2 cargos ou departamentos, combinando atividades. A combinação elimina os feudos existentes na empresa e permite o redesenho das funções.

AUTOMAÇÃO (a tecnologia é facilitadora da vantagem competitiva)

A automação é uma das formas preferidas de redução de custos. Realmente funciona e TI tem os meios para simplificar todos os serviços da empresa substituindo o processo manual.

MUDANÇA DO VOLUME DE TRABALHO

Avaliando a distribuição do trabalho, o Líder pode redesenhar o processo para reduzir seus custos. O volume de trabalho pode ser mudado ou diminuído, permitindo a reorganização dos trabalhos com menor custo.

MUDANÇA DE FLUXOS OU PROCEDIMENTOS

Como muitos foram criados no passado, deve-se abolir o que não mais se justifica ou atualizar todos. É nos procedimentos e fluxos atuais que se encontram as maiores oportunidades de redução de custos.

MUDANÇA DO NÍVEL PROFISSIONAL

Um profissional qualificado pode substituir 2 de baixa qualificação (e vice-versa). É preciso rever se o serviço é adequado ao nível do funcionário. As empresas usam mal seus recursos humanos.

MUDANÇA DE FORNECEDOR

Renegociação e terceirização produzem excelentes resultados. Mudar de fornecedor é uma forma de diminuir os custos, assim como a renegociação de preços e prazo de pagamento. A terceirização é excelente meio de diminuir custos de equipamentos, capital, funcionários, espaço, móveis, iluminação, manutenção etc.

MUDANÇA DAS INFORMAÇÕES DE TERCEIROS

Reduza os custos diminuindo o tempo, quantidade, qualidade ou conteúdo delas. A internet ajuda muito a reduzir esses custos, sejam informações de clientes, fornecedores e candidatos a emprego.

PADRONIZAÇÃO

Padronizar atividades e serviços reduz todos os custos pela economia de escala. Os custos de pessoal, materiais e outros insumos são reduzidos pela simplificação.

CENTRALIZAÇÃO

Serviços e atividades podem ser centralizados com menor custo de pessoal ou economia de escala. O que é centralizado também agiliza e diminui custos porque o volume tratado é maior.

LEI DE PARETO

Concentrar em serviços que produzem 80% dos resultados mantém a área focada no que é importante. Também 80% dos custos estão em 20% dos serviços: ao focar neles é possível reduzir os custos.

DESCENTRALIZAÇÃO

Algumas atividades e serviços podem ser descentralizados para reduzir custos. O que não faz sentido de ser feito na matriz podem ter menor custo nas filiais.

VALOR DE USO VERSUS VALOR DE ESTIMA/APARÊNCIA/STATUS

Usuários e fornecedores podem acrescentar custos desnecessários, sem acrescentar valor aos serviços. É preciso limitar os serviços ao que é realmente necessário para reduzir os custos.

REVISÃO DA ESTRUTURA DE CUSTOS

A própria estrutura de custos da empresa pode ajudar a ocultar o que realmente acontece, gerando desperdício. Tudo que gera retrabalho deve ser corrigido; tudo que se tornou obsoleto gera prejuízo.

Como toda receita, o segredo está nos ingredientes e no modo de preparar. É fundamental aplicar estas técnicas em informações que ajudem a mudar a empresa de verdade. Somente com a identificação (e o valor) das atividades e serviços você conseguirá o máximo de resultado.

Vejam também:

Missão do Blog SOS do Engenheiro Civil

Se este Canal foi Útil à Você, colabore para que estas informações cheguem a outros Colegas de Profissão que poderão estar precisando de uma Ajuda também. 

Participe desta Corrente, Siga-nos e divulguem para os seus Colegas através do Google + e também, convide-os para seguir a Página do SOS do Engenheiro Civil no Facebook através do Link https://www.facebook.com/sosdoengenheirocivil 

Saudações & Sucesso Sempre,

Blog patrocinado pela PLANORDICON Engenharia, Gerenciamento e Qualidade

http://www.planordicon.com.br

Os 10 (dez) Mandamentos do Gerenciamento de Projetos

I - Estreitarás teus escopos. 

Nada é pior do que um projeto interminável. Ele pode sugar todos os recursos e esgotar até mesmo a equipe mais motivada. 

Para manter os projetos firmes e orientados, concentre seus maiores esforços em projetos menores, que tenham entregas (”deliverables“) alcançáveis e que possam cumprir seus prazos.

A longo prazo, uma série de vitórias pequenas tem mais impacto sobre a organização do que uma gigantesca orquestra sinfônica que nunca chega a tocar;

II - Não tolerarás equipes inchadas. 

Uma boa maneira de começar com o pé direito é garantir que a equipe do projeto terá o tamanho certo. 

Não existe um tamanho ideal para a equipe, mas uma boa regra empírica é ter uma pessoa para cada papel e um papel para cada pessoa. Se você for errar o dimensionamento, erre a favor de uma equipe menor;

III - Exigirás dedicação de todas as áreas envolvidas.

Se a área aceitar um prazo apertado, mas parte dos documentos de projeto precisar ser aprovado pelas demais áreas da organização, e elas não estiverem comprometidas da mesma forma, o projeto acaba virando uma gincana.

O gerente de projeto deve se posicionar de tal forma que todas as áreas diretamente envolvidas no sucesso do projeto estejam comprometidas e disponíveis na medida da necessidade, desde o princípio;

IV - Estabelecerás um comitê para analisar o andamento do projeto. 

O comitê de acompanhamento é o corpo diretivo do projeto. Ao mesmo tempo em que lida com questões relacionadas às políticas e estratégias da organização, ele pode e deve remover as lombadas e obstáculos do caminho do projeto;

V - Não consumirás tua equipe. 

O ‘burnout’, ou esgotamento físico e mental dos membros da equipe, causado pelo stress e esforço exagerado das atividades, não é incomum. 

Portanto, fique atento às necessidades das pessoas e evite este efeito que reduz a efetividade da equipe então, não planeje de forma que o envolvimento das pessoas vá exigir sacrifícios incomuns e continuados;

VI - Buscarás apoio externo quando necessário.... Clique aqui para verificar os outros 5 Mandamentos.

Veja também:

O Sienge lançou em fevereiro de 2018, o primeiro post de uma sequência de conteúdos que farão você ficar apto a lidar com as aprovações e obtenções de Licenças dos seus projetos.

Vamos caminhar juntos nesse aprendizado?

Então acesse o post no link abaixo e Compartilhe com seus amigos!

https://www.sienge.com.br/blog/palavra-do-especialista-como-obter-licencas-e-alvaras/

Atividades Essenciais para o Início de uma Obra

Se este Canal foi Útil à Você, colabore para que estas informações cheguem a outros Colegas de Profissão que poderão estar precisando de uma Ajuda também. 

Siga-nos e divulguem para os Colegas no Google + e também na Página do SOS do Engenheiro Civil no Facebook através do Link https://www.facebook.com/sosdoengenheirocivil 

Saudações & Sucesso Sempre,

Blog patrocinado pela PLANORDICON Engenharia, Gerenciamento e Qualidade

http://www.planordicon.com.br