Vamos observar algumas dicas importantes para criação das atividades para o sucesso do seu Projeto?
1ª dica - Deixe claro o trabalho
Quando criamos uma lista de atividades, temos que fazer com que cada uma delas seja clara pra quem vai executar. Se eu faço o nome de uma atividade e eu, como executor, não sei o que deve ser entregue quando estiver pronto, posso já ter certeza que ela está muito mal escrita. Logo, não posso passar esse serviço porque o executor não vai saber o que fazer.
2ª dica - Cada atividade deve ter um único responsável
A atividade é feita para uma pessoa executá-la. Então, não posso fazer um nome de atividade que remeta a dois executores. Por exemplo: meu projeto tem uma atividade chamada “montagem de relatório e apresentação à diretoria”. Essa atividade vai me trazer problemas, porque a montagem é feita por um grupo numa determinada época e a apresentação para a diretoria vai envolver a diretoria e ser feita em outro dia e ainda não vai levar a equipe toda. Essa atividade já nasceu pra ser duas. Sempre pense que a atividade ter que ter um grupo único de responsável; se tiver dois, divida um serviço para cada um.
3ª dica - Nível de detalhamento das atividades
A atividade deve ser detalhada até o nível em que será exercido o controle gerencial; se eu não vou controlar, não tem motivo para incluir no plano explicitamente. Pense assim: toda atividade terá um executor que, quando terminar, virá até o gerente de projetos dizendo “comecei dia tal, concluí dia tal, gastei tanto de tempo, material, servente, utilizei o seguinte equipamento e etc ”. Esses dados servirão para alimentar o banco de dados e gerar os relatórios gerenciais no campo referente ao previsto x realizado, curvas de desempenho, etc.
Se não temos essa informação para todas as atividades já era o nosso plano e a linha base deixará de ser uma referência.
Temos que tomar Cuidado pois Exagero no detalhamento das atividades acaba sendo prejudicial ao projeto.
4ª dica - Organize as atividades em famílias
As atividades devem ser claramente organizadas em famílias. Essa organização ajuda a equipe a entender em que fase do projeto se encontra e a ter visão do todo.
Existe uma historinha: um cara chega em uma construção e pergunta para o primeiro pedreiro o que ele está fazendo. Aí o colaborador olha e diz: não está vendo? Estou fazendo uma parede. Então ele vai a outro e pergunta a mesma coisa e o outro responde que está levantando uma catedral.
Para quem trabalha em projetos a resposta deveria ser assim: estou fazendo as paredes externas da catedral. E é justamente isso que a sua equipe tem que perceber: em que passo ela está e pra quê?
5ª dica - Defina metas intermediárias
Em um projeto, metas parciais devem ser perseguidas. E já que eu vou perseguir, devem fazer parte do plano. Essa atividade vai ser um marco.
6º - dica - Faça uma lista de atividades completa
Tudo o que será feito deve constar na lista independente de quem faça. Se um plano precisa da aprovação do presidente da empresa, e essa não é uma atividade no meu cronograma, o que vai acontecer? Vai chegar o dia em que, de qualquer maneira, terei que obter essa aprovação. Então vou chegar no diretor e ter que pedir “por favor”... Aí ele pede alguns dias... e se eu estiver com o cronograma atrasado? Vou estar mostrando o quão incompetente eu fui?
Se você coloca a aprovação e o presidente já sabia disso, ele é capaz de te elogiar. Tudo isso faz parte do contexto do projeto.
É muito comum esquecermos disso!
Um outro exemplo: num projeto o responsável pelo planejamento não coloca a atividade de compra, mas de fato precisará comprar vários materiais, locar equipamentos etc, ou mesmo quando coloca, esquece que aquilo vem por navio e tem um tempo de entrega. Esses acontecimentos vão matando o cronograma. São coisas pequenas que vão se somando e seu projeto demora dois ou três meses a mais. No final, você acha que foi obra do acaso, que foi penalizado pela Lei de Murphy mas não foi não!
A verdade é que esquecemos de incluir uma série de coisas importantes que, obrigatoriamente, deveriam constar no plano!
Veja também:
Uma excelente matéria para quem precisa aumentar o seu Desempenho em Gerenciamento de Projeto (PMP do PMI):
