Prezado Colega, As dificuldades atuais são conhecidas de todos nós.
É obvio que nesta situação não podemos arcar com as mesmas despesas de sempre, nem deixar as coisas como estão. Precisamos mudar a empresa para um tamanho que corresponda às condições atuais, simples assim?
Então a dúvida surge: como fazer isso?
Em alguns dias, com um grupo de pessoas da própria empresa usando seu conhecimento dos processos e as técnicas de análise de valor, é possível mudar a organização e gerar dezenas de ideias que tornam tudo mais simples, mais rápido e mais barato. Vamos destacar abaixo 20 sugestões destas técnicas:
REDUÇÃO DE CONTEÚDO
O conteúdo das atividades e dos serviços geralmente sofre de falta de controle na empresa. É muito comum os clientes externos e internos pedirem e obterem mais, aumentando atividades e seus custos.
REDUÇÃO DE QUANTIDADE
Muita economia pode ser produzida reduzindo quantidade (o dinheiro não é recurso ilimitado). Atividades e serviços não têm sua quantidade revista com frequência e seu volume aumenta os custos.
REDUÇÃO DE FREQUÊNCIA
Serviços e atividades podem ter a frequência diminuída, sem reduzir o “valor” entregue. Muitas vezes a frequência só existe por tradição que ninguém questionou.
REVISÃO DE ESPECIFICAÇÕES DESNECESSÁRIAS
As empresas tendem a pagar muito caro por especificações em nível acima do necessário. Serviços e atividades podem contem especificações desnecessárias ou exageradas e que já não faz sentido manter.
ELIMINAÇÃO
Eliminar serviços total ou parcialmente é a mais forte alternativa e produz redução de custos imediata. O que não é mais necessário deve ser eliminado, assim como o que não tem valor de uso e é mantido apenas por prestígio.
SUBSTITUIÇÃO
O modo como os serviços são feitos pode ser substituído por outro mais barato. Geralmente isso não causa prejuízo para o cliente final. Existem recursos mais baratos que diminuem os custos da empresa.
ADIAMENTO
Serviços que devem ser mantidos geralmente podem ser adiados por um semestre ou mais. O adiamento não causa prejuízo e reduz os custos.
COMBINAÇÃO DE ATIVIDADES
É possível integrar tarefas de 2 cargos ou departamentos, combinando atividades. A combinação elimina os feudos existentes na empresa e permite o redesenho das funções.
AUTOMAÇÃO (a tecnologia é facilitadora da vantagem competitiva)
A automação é uma das formas preferidas de redução de custos. Realmente funciona e TI tem os meios para simplificar todos os serviços da empresa substituindo o processo manual.
MUDANÇA DO VOLUME DE TRABALHO
Avaliando a distribuição do trabalho, o Líder pode redesenhar o processo para reduzir seus custos. O volume de trabalho pode ser mudado ou diminuído, permitindo a reorganização dos trabalhos com menor custo.
MUDANÇA DE FLUXOS OU PROCEDIMENTOS
Como muitos foram criados no passado, deve-se abolir o que não mais se justifica ou atualizar todos. É nos procedimentos e fluxos atuais que se encontram as maiores oportunidades de redução de custos.
MUDANÇA DO NÍVEL PROFISSIONAL
Um profissional qualificado pode substituir 2 de baixa qualificação (e vice-versa). É preciso rever se o serviço é adequado ao nível do funcionário. As empresas usam mal seus recursos humanos.
MUDANÇA DE FORNECEDOR
Renegociação e terceirização produzem excelentes resultados. Mudar de fornecedor é uma forma de diminuir os custos, assim como a renegociação de preços e prazo de pagamento. A terceirização é excelente meio de diminuir custos de equipamentos, capital, funcionários, espaço, móveis, iluminação, manutenção etc.
MUDANÇA DAS INFORMAÇÕES DE TERCEIROS
Reduza os custos diminuindo o tempo, quantidade, qualidade ou conteúdo delas. A internet ajuda muito a reduzir esses custos, sejam informações de clientes, fornecedores e candidatos a emprego.
PADRONIZAÇÃO
Padronizar atividades e serviços reduz todos os custos pela economia de escala. Os custos de pessoal, materiais e outros insumos são reduzidos pela simplificação.
CENTRALIZAÇÃO
Serviços e atividades podem ser centralizados com menor custo de pessoal ou economia de escala. O que é centralizado também agiliza e diminui custos porque o volume tratado é maior.
LEI DE PARETO
Concentrar em serviços que produzem 80% dos resultados mantém a área focada no que é importante. Também 80% dos custos estão em 20% dos serviços: ao focar neles é possível reduzir os custos.
DESCENTRALIZAÇÃO
Algumas atividades e serviços podem ser descentralizados para reduzir custos. O que não faz sentido de ser feito na matriz podem ter menor custo nas filiais.
VALOR DE USO VERSUS VALOR DE ESTIMA/APARÊNCIA/STATUS
Usuários e fornecedores podem acrescentar custos desnecessários, sem acrescentar valor aos serviços. É preciso limitar os serviços ao que é realmente necessário para reduzir os custos.
REVISÃO DA ESTRUTURA DE CUSTOS
A própria estrutura de custos da empresa pode ajudar a ocultar o que realmente acontece, gerando desperdício. Tudo que gera retrabalho deve ser corrigido; tudo que se tornou obsoleto gera prejuízo.
Como toda receita, o segredo está nos ingredientes e no modo de preparar. É fundamental aplicar estas técnicas em informações que ajudem a mudar a empresa de verdade. Somente com a identificação (e o valor) das atividades e serviços você conseguirá o máximo de resultado.
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